Baza kontaktów do instytucji — legalność, źródła i aktualność danych (FAQ)
Zebraliśmy pytania, które najczęściej dostajemy przed zakupem bazy kontaktów do instytucji publicznych. Dotyczą trzech rzeczy: legalności, źródeł danych i ich aktualności. Odpowiadamy konkretnie.
Czy sprzedaż i kupno takiej bazy jest legalne?
Tak. Baza zawiera wyłącznie ogólnodostępne dane kontaktowe instytucji — adresy funkcyjne (np. sekretariat@, biuro@), telefony central, adresy pocztowe i strony www — pochodzące z publicznych rejestrów i oficjalnych stron tych instytucji. Udostępnianie i korzystanie z takich danych jest zgodne z prawem. Odrębną kwestią jest sposób użycia — o tym niżej.
Czy w bazie są dane osobowe? Co z RODO?
Nie umieszczamy imion, nazwisk ani prywatnych adresów pracowników. Są wyłącznie funkcyjne kontakty instytucji — czyli dane podmiotu, a nie konkretnej osoby fizycznej. To celowe: ogranicza ryzyko po stronie kupującego i upraszcza zgodność z RODO. Jeśli gdzieś w danych instytucja sama opublikowała adres z nazwiskiem, traktujemy to zgodnie z zasadą minimalizacji i reagujemy na zgłoszenia o usunięcie.
Skąd pochodzą dane?
Każda kategoria ma swoje źródło i każdy rekord ma zapisany adres URL źródła oraz datę pobrania:
- Szkoły — z Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych (RSPO), prowadzonego przez Ministra Edukacji.
- Urzędy gmin i miast — z bazy teleadresowej jednostek samorządu terytorialnego (MSWiA) z portalu dane.gov.pl.
- Domy kultury, biblioteki, muzea, OPS, OSiR i parafie — ze stron internetowych tych instytucji, a część z ich Biuletynów Informacji Publicznej (BIP).
Dzięki temu możesz zweryfikować pochodzenie każdego kontaktu samodzielnie.
Czy mogę wysłać ofertę na te adresy?
To zależy od formy. Zgodnie z prawem bez dodatkowej zgody możesz:
- wysłać ofertę listem tradycyjnym (adres pocztowy jest w pliku przy szkołach i urzędach),
- odpowiedzieć na zapytanie ofertowe lub przetarg,
- skontaktować się w konkretnej sprawie,
- zaprosić do bezpłatnego programu lub konkursu,
- złożyć wniosek o informację publiczną.
Natomiast masowa informacja handlowa e-mailem, SMS-em czy telefonem wymaga uprzedniej zgody odbiorcy (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). Nie zachęcamy do spamu — przeciwnie, polecamy legalne drogi dotarcia opisane w osobnym poradniku.
Jak często dane są aktualizowane?
Dane pobieramy ze źródeł i oznaczamy datą pobrania widoczną w pliku. Instytucje zmieniają adresy i e-maile, placówki łączą się w zespoły — dlatego część rekordów z czasem może się zdezaktualizować. Aktualną datę aktualizacji danej bazy widać na stronie produktu, a każda instytucja może zgłosić poprawkę lub usunięcie swojego rekordu przez formularz zgłoszenia.
Czy dane są prawdziwe? Jak to sprawdzę przed zakupem?
Udostępniamy darmową próbkę 30 pełnych kontaktów (domy kultury) — obejrzysz ją na stronie bez płatności i przy każdym rekordzie klikniesz „sprawdź źródło”. To najlepszy sposób, żeby ocenić jakość przed zakupem całej bazy. Dodatkowo każdy plik zawiera kilka rekordów kontrolnych (fikcyjnych wpisów przypisanych do zamówienia), które służą do kontroli sposobu wykorzystania bazy.
W jakim formacie dostanę plik?
Dwa formaty w jednym pliku ZIP: Excel (XLSX) i CSV (UTF-8, separator średnik). W Excelu każde województwo ma osobną zakładkę, z czytelnymi nagłówkami, filtrami i zamrożonym pierwszym wierszem, więc od razu filtrujesz po powiecie czy gminie. Link do pobrania przychodzi na e-mail zaraz po zaksięgowaniu płatności.
Co jeśli znajdę błąd albo jestem instytucją i chcę usunąć swój rekord?
Każda instytucja może zgłosić aktualizację danych albo prośbę o usunięcie swojego rekordu przez formularz na stronie. Zgłoszenia od kupujących o błędnych rekordach też przyjmujemy i poprawiamy w bazie.
Masz inne pytanie? Napisz na kontakt@bazy-danych.pl albo zobacz darmową próbkę na bazy-danych.pl.